Uygarlıkların gelişiminde yazının keşfi, tecrübelerin nesilden nesile aktarılabilmesinde kilit bir rol oynamıştır. Aslında modern dünyada işletmelerdeki yönetim sistemlerinin de yazılı hale getirilmesi aynı paralelde rol oynamaktadır. Sistemler yazılı olarak yeni çalışanlara öğretilmekte, hatalar tespit edildiğinde veya mevcut uygulamalar iyileştirildiğinde sistem güncellenmekte ve güncellemeler çalışanlara duyrulmaktadır. Bunun amacı şirketin sürdürülebilirliğinin istikrarlı olarak sağlanmasıdır.
Gerçekten de işletmelerin bütün proseslerinin doğru ve uyumlu şekilde çalışabilmesi için yapıları, kural ve işleyişleri ile ilgili dokümantasyonların olması gereklidir: politikalar, yönetmelikler, prosedürler, talimatlar, kılavuzlar, görev tanımları, vb. Tüm yönetim sistemi standartları; kritik konularda ve şirket kapsamı ve prosesleri ile etkileşimlerinin karmaşıklığı göz önüne alınarak, dokümante edilmiş bilginin oluşturulması ister.
Doküman yönetimi için çeşitli bilgisayar programları da piyasada mevcuttur. Bunlar belki büyük şirketler için mantıklı olabilir ama KOBİler için daha pratik bir yöntem olduğu inancındayım. Bunca yıllık sanayi tecrübemin bana öğrettiği bir şey, çalışanların bir bilgiye erişmek için fazla zaman harcamak istemediğidir. İşinin bir parçası olarak ERP/MRP sistemine veri işlemek için ek bir program açmaya belki fazla üşenmezler; ama özellikle çoğu yerde “fazlalık” veya “gereksiz” olarak düşünülen “dokümanları” açmak veya erişmek için bir ek programın kullanılması ne kadar zor gelir.
O zaman asgari şartları bir gözden geçirelim. En son güncel sürümün görüntüleneceği bir havuzun olması gerekir, önceki sürümler arşivlenmeli ve kullanıcıların erişiminden uzaklaştırılmalıdır (sadece belki tepe kalite yöneticisi / sistem yöneticisi görebilir halde olabilir). Ayrıca buraya kaydetme, değiştirme yetkisi sadece yetkili kişi(ler)de olmalıdır. Diğer kullanıcılar sadece dokümanları görebilir, açabilir ama değiştiremezler. Dokümanın yeni sürümü, yapılan güncellemeler; gerekli yetkililer tarafından (örneğin, ilgili proses sahibi, müdür – genel müdür, vb) incelenerek onaylanmalıdır.
Bu şartları sağlamak için aslında yetki yapılandırması yapılmış temel bir klasör sistemi yeterlidir. Görüş alma ve onay aşamaları ise eposta yoluyla yapılır, ancak önemli bir nokta epostaların (kontrol ve yayın onayı epostaları) saklanması gerekliliğidir.
Öte yandan bu yapıda o klasörün bilinmesi ve tıklanmasını da gerektirir. Bunun bir kademe daha ilerisi ise örneğin Microsoft Office-Sharepoint yapısının uygulanmasıdır. Temelde klasör yapısını kullanan ama kullanıcı arayüzü olarak web sayfası görünümünde olduğundan daha görselliği kuvvetli ve kullanımı pratik bir uygulamadır. Kullanıcıların bu yapıda yetkilendirilmesinin yeniden girilmesi biraz külfetli de olsa, şirket çapında bir intranet sistemi olarak düşünüldüğünde aslında avantajlıdır. Bir diğer avantajı da sürüm yönetiminin otomatik olmasıdır; yani dokümanın yeni sürümü yayınlandığında eski sürümü otomatik olarak arşivlenir ve bu eski sürümlere sadece yetki verilmiş personel ulaşabilir.
Özetle KOBİler için ekonomik çözümler oluşturulabilir. Önemli olan çalışanlarda oluşturulan bilinç düzeyi, yani herkesin neyi nereden nasıl ulaşacağını biliyor ve kullanıyor olmasıdır.
Daha detaylı bilgi ve destek için lütfen bizi arayın…. 0216 234 1 134 / info@lentaviadanismanlik.com