Bir yönetim sistemini sıfırdan yapılandırırken veya komple gözden geçirme zamanı geldiğinde kaç tane proses tanımlamak lazım, acaba az veya fazla mı tanımlama mı yapıyoruz diye hiç düşündünüz mü?
Ana proses – alt proses, müşteri odaklı – yönetim – destek prosesleri derken proseslere gömüldüğünüzü ve detaylarda boğulduğunuzu hissettiğiniz hiç oldu mu?
Böyle durumlarda bazı püf noktalarını hatırlayarak çözüm bulmak mümkündür:
- Proses olarak tarif ettiğimiz akış, şirket için katma değer yaratan bir akışı ifade etmelidir
- Prosesin bir sahibinin olması gereklidir, proses akışında görev alan her bir çalışanın performansından bu proses sahibi sorumludur.
- Prosesin en az bir başarı ölçütü/göstergesi olmalı ve mutlaka hedeflerle yönetilmelidir.
- Proseste sürekli iyileştirme sağlanmalıdır.
ISO 9001, IATF 16949, ISO 14000 gibi yönetim sistemleri; gerekliliklerinin şirkette tanımlı olan proseslerle yönetilmesini bekler. Ancak her türlü gerekliliği proses olarak tarif etmek de yanlıştır.
Örneğin kalibrasyon faaliyetlerini ele alalım. Şirketlerin bünyesindeki tüm ölçü ve kontrol aletlerinin kayıtlanması, düzenli kalibrasyonlarının yaptırılması gerekmektedir. Katma değeri olan, şirketin işlemlerinin kalitesini etkileyen önemli bir iştir ama bir proses midir? Şirketinizde kayıtlı olan 20 tane ölçü kontrol aletiniz varsa bence bir proses olarak tanımlanması faydadan çok bürokratik işlem getirir; ama ya 5000 adet ölçü kontrol aletiniz varsa ve bunlar 3 farklı tesiste 2 farklı şehirde bulunuyorsa, bu durumda farklı düşünebiliriz. Her iki senaryoda da kalibrasyon planı olmalı ve zamanında yapılan işlemlerin performansı izlenmelidir; bununla birlikte büyük firmalarda daha karmaşık yapılar söz konusu olabileceğinden proses sahibi atanması, prosesin ve akışta görev alan personelin performanslarının ölçümlenmesi, kalibrasyon maliyetlerinin azaltılması, arızalı/hurdaya ayrılan cihazların azaltılması gibi sürekli iyileştirme hedefleri konulması mantıklı olabilir.
Özetle hap bir çözüm yoktur, bir model her firmaya uyar gibi düşünmemek lazım. Amaç gerçekten katma değer yaratmaksa; şirketin yapısı, faaliyetleri ve sektörünü mutlaka dikkate almak gerekir.
Daha detaylı bilgi ve destek için lütfen bizi arayın…. 0216 234 1 134 / info@lentaviadanismanlik.com