Tüm yönetim sistemlerinde dokümante edilmiş dokümanların kullanım noktalarına dağıtımının kontrollü olması beklenir. Peki kontrollü dağıtım ne demektir? Kısacası dokümanın güncel sürümünün, nerelerde kaç tane bulunduğunun kontrol altında olması demektir. Bu da bir çeşit kayıt/liste tutulmasını gerektirir. Neden kontrollü dağıtım gereklidir? Çoğu şirketimde işin özü anlaşılana ve hazmedilene kadar bu işler angarya ve gereksiz olarak görülmüştür; halbuki kontrollü dağıtım işletmelerin belkemiklerinden biridir. Neden mi? Bunun için dokümanların neden güncellendiğine bakmak yeterlidir.
Bir müşteri şikayeti ya da iç düzeltici faaliyet sonucunda üründeki problemin kök sebebini ortadan kaldırmak için presin talimatında sıkıştırma basıncı ve soğutma süresinde değişiklik yaptınız ve ürünün ölçü toleransını değiştirdiniz; ama kontrollü dağıtımda problem var. Bir sonraki üretimde eski talimat ve ürün föyüne göre çalışırsanız sizce ne olur? Eski spesifikasyonlara göre çalışıldığında aynı ürün hatası tekrar edilir, problem katlanarak büyür. 
Deming’in sürekli iyileştirme döngüsünde (PUKÖ) son adım olan “önlem al”/”standartlaştır” kapsamında elde edilen sonuçlar, alınan derslerin kalıcı hale getirilmesi için yönetim sistemindeki dokümanların güncellenmesi şarttır. Ama eğer kullanıcılar son güncel bilgileri bilmiyorsa, ellerinde o bilgiler yoksa hiçbir şeyin anlamı kalmaz. Tüm yapılan analizler, denemeler, emekler çok basit bir konu nedeniyle çöpe gider.
Elektronikleşen ve otomatikleşen dünyada hala kontrollü dağıtıma gerek var mıdır? Evet. Eğer her bir üretim ekipmanınızı, yükleme yapan lojistik operatörünüzü,vb. ekranlarla yönetim sisteminize bağlayamıyorsanız gerek var. Elbette fiziki olarak dağıtılacak talimat,vb doküman sayınız az olacaktır; bu da sizin avantajınızadır.
Peki kontrollü dağıtımın püf noktaları nelerdir?
- Bu dokümanın önceki versiyonundan daha önce kaç tane dağıtmışsanız (dağıtım bilgisine bakın) o kadar kopya/çıktı oluşturun. (Yeni sürümü dağıtırken bu dağıtım bilgisini yanınızda götürün)
- Dağıtacağınız bütün kopyaların her sayfasının üzerine renkli “Kontrollu Kopya” kaşesi basın.
- Dağıttığınız dokümanın bilgilerini içeren (doküman kodu, adı, versiyon,vb) bir kağıda dağıtım bilgilerini oluşturun ve dağıtın: Dağıtım tarihi, kullanım/dağıtım noktası, verilen kopya sayısı, teslim edilen kişi adı ve mutlaka teslim alındığında dair imza alın.
- Teslim ettiğiniz her noktadan eski sürüm kontrollü kopyalarının hepsini alın ve kullanılmayacak şekilde imha edin. (Kayıp kopyalar varsa tutanak tutarak dağıtım noktasının sorumlusundan imza alın. Bu kayıp kopyalar tam birer serseri mayındır, bir süre sonra ortaya çıkarak kullanılırsa çok büyük problemlere sebep olur. Bilginin hassasiyetine göre uyarı cezası,vb bile düşünebilirsiniz)
- Eski dağıtım bilgisini içeren eski dokümana renkli “iptal” kaşesi basarak arşivleyin (kayıp bir kopya varsa tutanağıyla birlikte)
Doküman yönetimi için elektronik ortamı kullanmak şirketler için en verimli yöntem. Ben de şirketlerimde hep bu yöntemi tercih ettim. Sisteme erişimi olmayan çoğunlukla operatörler için ise dağıtım için elektronik dokümanın dağıtılacak kadar çıktısını alarak “kontrollü kopya” kaşeleri ile kopyaları hazırladım. Dokümanın sadece 1. Sayfasından çıktı alarak (zira doküman kodu- adı- sürüm,vb tüm bilgileri içeriyor) bu sayfanın arkasına dağıtım bilgilerini yazarak, dağıtım sayfası olarak kullanmayı çok pratik bulmaktayım. Hem basit, hem de etkili bir yol.
Bilgisayar kullanan beyaz yakalara hiç dağıtım yapılmaz mı peki? Her firmanın kendine göre yoğurt yiyiş tarzı elbette farklıdır. Bana gelince, tecrübem ne kadar nitelikli olurlarsa olsunlar bazı işlerde çok fazla detay olduğunu (irsaliye/fatura kesmek gibi basit işlerde bile) ve bunu yapan kişilerin kullandıkları programı bırakıp başka bir program/yerden ilgili dokümanı açmaya üşenirler ve ezbere iş yapmaya eğilimli olabileceklerini gösteriyor. Dolayısıyla bazı beyaz yakalı statüsünde çalışan kişilere de fiziki çıktı vermeyi tercih ederim.
Olası hata riskinin büyüklüğünü gözden geçirmek, karar vermenize yardımcı olabilir. Sonuç olarak tüm bu efor sıfır hata için.
Daha detaylı bilgi ve destek için lütfen bizi arayın…. 0216 234 1 134 / info@lentaviadanismanlik.com