Şirketlerimizde çeşitli bakış açılarıyla risk analizleri vardır; ancak acaba bunlar sadece yasal gereklilikler dolayısıyla İSG veya çevre risklerini mi kapsar? Sadece yangın, deprem, iş kazası, kimyasal dökülmesi, vb anlamında risk analizleri ile hareket planlarınız varsa, bu yazımızla umarım iş sürdürülebilirliği için daha kapsamlı bir risk analizi yapmanız için fikrinizi değiştirebiliriz.
Şirketlerimizde kurduğumuz düzenlerin, olağan koşullarda bile sorunsuz çalışmasında yeri geldiğinde pürüzler yaşarız. Olağanüstü durumlarla karşılaştığımızda ise bu mekanizmalar çoğunlukla kesintiye uğrar ve her kafadan bir ses çıkarak kaos hakim olur. Halbuki olağanüstü durum yönetimi de bünyemizde kurmamız gereken mekanizmalardan birisidir. Hayat mükemmel değildir, irili ufaklı sorunlar olur. Bazı ufak sorunlar zamanında keşfedilmediğinde veya müdahale edilmediğinde çığ gibi büyüyerek kriz noktasına gelebilir.
Peki bu sorunlar nelerdir, öncelikle riskleri ortaya koymak gerekir. Bu risklerin oluşmaması için bu alanlara kafa yorup mevcut durumu ve alınabilecek tedbirleri ortaya koyarak gerçekleştirmek en doğrusudur. Ayrıca bu riskler ola ki gerçekleşti, bu durumda kim ne yapacak, ekip kurulması gerekiyor mu, hangi departmanlar birlikte çalışacaklar, gelişme durum raporları kime sunulacak, hangi noktada “kriz yönetimi” ilan edilerek şirketin kriz masasının devreye alınması gereklidir? Müşteri siparişlerinin/sevkiyatlarının etkilendiği noktalarda kim, müşteri firmadan kiminle temasa geçecektir. Ciddi kriz durumlarında beyan ve demeç verme yetkisi kimdedir, resmi makamlarla iletişime kim geçmelidir? Bu konuların hepsinin cevabının verilerek ortaya bir “olağanüstü durum planı/kılavuzu” oluşturulması kesin çözümdür.
Riskler derken sadece deprem, yangın, kimyasal dökülmesinden bahsetmiyoruz; başka hangi riskler şirketimizin ana faaliyetlerini sekteye uğratabilir bunların hepsinin farklı bakış açılarıyla ortaya çıkarılması lazım. Uzun süreli elektrik kesintisi, su kesintisi (özellikle proseslerde kullanılıyorsa), server sisteminin çökmesi, tedarikçi firmanın batması veya işgöremez hale gelmesi, gemi ile lojistik yapıyorsak geminin batması, sevkiyat yaptığımız ülkenin gümrüğünün kapanması, fırtınalar-çatı uçması, hastalık/epidemik, internet bağlantısı kopması, servis araçlarının kaza yapması, makine arızası, kalıp bindirme, asansör (özellikle proseste kullanılan) arızası, ürettiğimiz parçada ciddi kalite problemi, tedarik malzeme/parçalarında ciddi kalite problemi ,vb. Biraz beyinfırtınası yapıldığında bu liste çok daha fazla genişletilebilir.
Gördüğünüz üzere insan kaynaklarından bilgi işleme, satınalma veya planlamadan lojistiğe, üretimden bakım ve kalıphaneye, hatta satıştan kalite bölümüne kadar herkesi ilgilendiren olağanüstü durumlar olabilir. Bunların analizi ve yönetiminde : öncesi-önleme, oluşması-hareket planı, büyümesi-kriz yönetimi safhalarını kapsamakta fayda var.
Risklerin her bir safhası için oluşma olasılıkları ve şiddeti için puanlama yapılarak, risklerin olası büyüklüğü sayısallaştırılabilir. Her risk hareket planının özetini “olağanüstü durum planı/kılavuzu” içinde barındırmak, gerekiyorsa ilgili dokümantasyona referans vererek karmaşayı önlemek mümkündür.
Son olarak kullanıma ilişkin birkaç noktaya parmak basalım. Bu plan/kılavuzun yaşayan bir doküman olması gerekli. Yani hazırlandığında tüm çalışanların bilgilendirilmesi/eğitilmesi yeterli değildir; hiç değilse yılda bir üst yönetimle birlikte gözden geçirilmeli, ek tedbir/yapılacaklar için faaliyet planı oluşturulmalı ve takip edilmeli; doküman uygun şekilde gözden geçirilmelidir. Ayrıca risk oluştuğunda – kriz yönetimine dönüşmese bile – konu çözümlendiğinde bu plan değerlendirilmeli, doğru uygulandı mı, daha iyi yönetilebilir miydi, aktif vakada yaşanan tecrübe ile risk hareket planında bir değişiklik yapılmasına gerek var mı gözden geçirilmelidir. Elbette bu doküman, yeni eleman alımlarında oryantasyon/iş başı eğitiminin de bir parçası olmalıdır.
Herkese sürdürülebilir, hayırlı işler dileriz.
Daha detaylı bilgi ve destek için lütfen bizi arayın…. 0216 234 1 134 / info@lentaviadanismanlik.com